編者按：“時間就是金錢，效率就是生命。” 提高效率，是職場人士永恆的探索，也是我們獲得更多自由時間，不斷自我提升，跟上時代發展的前提。想要提高工作效率，首先要找準工作入手點。本文作者根據自己的工作經驗，總結出了10條根本原則。本文編譯自medium的原題為“How to Be Productive: 10 Ways to Actually WorkSmarter”的文章。
不久之前，我總結了一下如何工作更高效的心得：根據自己這些年來的經驗，我在提高工作效率方面的方法。我把它們寫成郵件，定期發給自己，以便在效率低下，或者工作不順心的時候，起到提醒作用。
工作不能光是埋頭苦乾，也要想辦法巧乾。以下是我提高效率的十條“戒律”。
#1 別著急追逐目標 先建立系統
從小，身邊的人就教導我們設立目標，追求目標：讀書就想著取得好成績，運動就奔著做專業運動員，工作後就盼著升職。你拚盡全力，期待著自己能夠達到目標。
但是，很多目標其實超出我們的控制範圍。想要達成目標，不僅要人和，還得有可遇不可求的天時地利。我們無法控制未來，無法控制他人的行動，經濟狀況和整個社會環境。現實當中有太多我們控制之外的變量。所以，比目標更重要的是建立工作系統。在系統之中，你關注的是所有自己掌握之內的部分。
“系統”指的是“可重複的過程”。讓自己的部落格增加500個粉絲是目標，而一天碼500字就是可重複的過程。跑完一場馬拉松是一個目標，每周跑四天，每天半小時則是可以重複的過程。減掉10斤是個目標，改變飲食習慣，每餐吃得更健康則是系統。
與其慶祝成功，不如獎勵努力。每次小的進步，長期累積起來，就會積沙成塔。
這就不得不提到“利滾利效應”了（Compound Effect）。
#2 利用好“利滾利效應”
“利滾利”是世界上第八大奇跡。凡事能摸透它的人就能賺，而琢磨不透的人就會虧。——愛因斯坦
複利，本是金融和經濟學的概念，指的是前一階段利息加入本金計算新利息，錢生錢，利滾利的過程。如果增長率為每月10%，本金100，第一個月末共110，第二個月末121，第三個月末約133。每個月的利息實則越來越多，第一個月10，第二個月11，第三個月13。
複利現象不僅限於金融領域，而是會影響生活的方方面面。如果你在工作中每天都關注系統，每天都努力做得更好，那麽隨著時間流逝，你的努力可能換來指數式的增長。
就拿知識為例。每天讀幾頁書，你會慢慢地將自己學到的知識聯繫起來。
“每天都要閱讀500頁。知識就是這樣積累起來的，就像利息一樣，越滾越多。”——股神巴菲特
如果你每周都能發幾篇文章，很快，你就有一系列文章供讀者閱讀，也讓讀者更容易發現你的存在，並享受你創造的內容，花更多時間瀏覽你的網站。
如果你每周能將一個任務自動化，很快，你就有時間去做更重要的事，幫助你提高產出。隨著你不斷優化任務完成的過程，並且結合此前積累的知識，撞糟心的解決方案，你做事的速度也會越來越快。
你的優勢越多，你習得的下一個優勢就會帶來更多的回報。每天只要有1%的增長，一年下來，總增量會達到接近原來的38倍。
#3 追蹤自己的輸出，而非輸入
想要提高效率，第三個黃金法則就是關注自己的輸出，而不是輸入。在第一個規則中，我提到，要想進步，不應盯著目標，而是建立系統，控制住自己能控制的部分。但是，在努力的同時，應該找對努力的方向，不要用蠻力，所以我們要知道自己需要達成什麽。
每天寫作，如果不帶任何目標，那只能算是練習。如果你真想做成什麽事情，就需要讓自己達到一定的輸出量，比方說，每周更新一篇博文。畢竟，之所以要建立系統，就是為了達到某個輸出量。
你可以把輸出想作自己的“完成品”、“成果”，考慮成果和系統之間的關係。每天寫作是一個系統，而文章或書記就是成果。
記住，成果和目標不同，因為我們已經控制了系統中的變量。部落格一個月漲粉500是個目標，但是你無法控制讀者到底關不關注你，你只能控制自己的更新和文章。
工作得到升職是個目標。但你不能控制老闆，讓TA給你升職。你能做的就是讓自己變得出色，變得無法忽視：你的努力方向可以是接下來三個月交付10個項目。這麽一來，變量就到你的控制範圍內了。
了解成果和目標之間的區別，是找到現實、可實現之目標的關鍵。這麽一來，大部分目標都可以較不費力地實現。
然而，光是知道怎麽工作，還不足以提高你的生產力。你得知道自己該把精力放在哪裡。
#4 80/20原則——打蛇打七寸 擒賊先擒王
帕累托法則，就是大家熟知的80/20法則。這也是我日常做決定時參考的法則。
帕累托法則指出，約僅有20%的變因操縱著80%的局面。也就是說：所有變量中，最重要的僅有20%，雖然剩餘的80%佔了多數，控制的範圍卻遠低於“關鍵的少數”。 約瑟夫·朱蘭首先提出該原則。
決定大局的，往往在於一些小的細節。
在工作的過程中，你可以是不是回顧一下，看看自己的時間，精力和金錢是否用對了地方，有沒有給你帶來最大的回報。
你有沒有把精力放在能帶來最大回報的任務上？
你對所有客戶都是平均用力，還是把精力留給最大的客戶？
分散你注意力的事物，是不是主要就幾個？手機？社交媒體？
一旦你發現了有效的工作方向，就該在這個方向上下兩倍的功夫。比如：
在這個優化工作效率的群體裡，大部分關注著都是來自某幾個特定的來源（共有20多個不同的來源）。根據80/20法則，我就應該把精力放在這幾個特定的來源上，才能爭取到更多人的關注。
如果你有疑惑，就參考80/20法則。它能幫你想清楚什麽才是你生活和工作中最重要的，給你打來新的發現。
有個小心得：每天80%的工作，可以用20%的時間完成。很多人的這個黃金時段是在早晨起床之後。一日之計在於晨，你需要利用好早上起床後的高效時間。
#5 將早上的時間保留下來做“深度工作”
我們的工作記憶，清醒程度以及專注力的高峰，一半出現在醒來後的幾小時裡，在10點左右達到高峰。這是大腦自然的高效時段。
如果你能降最重要的工作安排到這個時間段，就能事半功倍。最好把精力放在深度工作上，進入工作狀態後，你就能好幾小時不受干擾，專心工作。
你可以用“番茄工作法”幫助自己進入專心致志的工作狀態，找到自己的“flow”。番茄工作法一半將工作分成3到4段，每段25分鐘，每25分鐘休息5分鐘。如果你能專心較長時間，也可以做2個番茄，連續工作50分鐘後，休息10分鐘。
每天早上我一般會做2到3個50分鐘的專注寫作。所以在中午的時候，文章一般就寫好了。要麽寫好了直接發，要麽保存之後修改，剩下的就當是練手了（畢竟要注意工作的系統性）。
如果你養成每天早上做深度工作的習慣，哪怕只是半個小時，你的努力也會日積月累帶來複利。
剛開始的時候，可能很難連續集中精力25分鐘。但是，專注力可是你最寶貴的資源，是可以訓練的一種能力。在今天這樣一個注意力普遍分散的時代，專注力可是關鍵能力。所以，排除工作中的干擾，也十分重要。
#6 排除干擾
社交媒體容易分散人的注意力
總有事情分心，還怎麽高效工作？你可以在生活和工作中加入一些空的時間段，在此期間清楚干擾，然後回到專心工作的狀態。
干擾主要有三個大類：有形干擾（你擁有的物件），無形干擾（技術）和“人形”干擾。你可以自己拿出紙筆，將乾撓你工作的事物都列出來。
有形干擾可以是桌上擺放的亂七八糟的物件，也可以是衣櫃裡太多閑置沒穿的衣服，早上選擇都要選半天。如果你花很多時間看電視，那電視就是你的干擾。
無形干擾，可以是來自手機的通知，也可以是上網沒完沒了、漫無目的的搜索，還有可能是設計太複雜，光是操作花的時間就比實際工作還多的應用或程式。
人形干擾，可以是“就佔用你5分鐘”的同事，也可以是你“光付出，得不到回報”的朋友。你可以事先跟身邊的人商討好，大家可以通過“非同步交流”，簡訊或者郵件，看到後回復就行。馬斯克就說過，“我最喜歡郵件溝通。不管我去哪裡，都喜歡不同步的交流方式，我寫郵件可在行了。“
任何干擾你深度工作狀態，對你追求的生活沒有貢獻的人、事、物，都算做干擾。
將日常生活中的干擾降到最低，這樣你才能在有意義的事情上作出成果。當你工作異常專注，正全神貫注的時候，如果被一條廣告資訊打斷，可能會很煩躁。
排除干擾的第一步在於識別工作中的干擾。然後，你就可以開始排除這些干擾，想辦法不讓自己那麽容易接觸到干擾源。
有效的時間管理，第一步就在於排除多餘事物。想辦法簡化自己的生活。你的生活越簡單，你就有越多空閑的時間，去處理真正重要的事情。
而無法排除的事物，你可以想辦法將其自動化。
#7 將重複性任務自動化
現在人手一台的智能手機，比1969年美國宇航局的所有電腦的計算力加起來都要強大。在過去的幾十年中，技術確實有了長足的進步。
不管你身處哪個行業，都難免要面對重複性任務。我們怎麽將技術利用起來，讓自己更高效呢？技術可以幫助我們將重複性任務自動化。首先，先將自己每周都需要做的任務全部列出來。然後想辦法將這些任務自動化。你可以借助應用，或者建立自己的系統。
不管你是什麽職業，最常見的重複性任務就是收發郵件。據加拿大卡爾頓大學的一項研究，典型的腦力工作者，平均花三分之一的上班時間在處理郵件，如果在家工作，有一半的工作時間都在處理郵件。我建立了一盒GTD Gmail系統，每天在處理郵件方面，能幫我節省很多時間，郵件只要幾分鐘就處理完了。平時常常用到的回復，也可以保存成模版。郵件方面，網上有很多節省時間的小技巧。
如果你常常和表格打交道，可以試試Zapier，其中有很多自動化功能。
就算是將某個小方面自動化了，也能帶來很大的區別。會議記錄、一對一會談 的記錄表，都可以做個模版，多次使用。
省下了做繁雜瑣碎任務的時間，你就可以關注工作中有創意、有成效的一面了。
#8 跟著數據走
我覺得，人們應該根據數據來做決策，並且堅持這樣的做法。如果不跟著數據走，那你就是根據自己的情感行事，背後缺乏事實和證據的支持。網景公司前任CEO Jim Barksdale就這麽說過，
“如果有數據，我們就看數據；如果我們只有各自的觀點可供參考，那就都聽我的。”
不是只有技術型企業才跟著數據走，看A/B數據的結果來調整決策。我們在生活中也可以通過A/B測試，來調整自己的決定，以取得最優的結果。
調整的過程，總是從質疑開始：我之所以這麽想，是因為這是我自己的觀點？還是其他人都這麽說？這就是客觀事實？還是我經過檢驗得到證實？
在第五條規律中，我推薦大家把早上的時間分配給深度工作。這是因為，很多人在早上效率最高。如果你是夜貓子，喜歡在晚上安靜的時候工作了，或者你跟常人不同，吃完午飯元氣最滿呢？要找到自己最高的時間，只有通過嘗試才能發現。
如何測試？你要學會像科學家一樣思考，按照科學研究的步驟來：
首先，制定實驗的終極，目標——找到自己一天中效率最高的時段。
第二，建立假設：我的黃金效率時段是早9點到11點。假設必須具備可以驗證、可以證偽的屬性。也就是說，根據實驗得到的數據，你可以支持或否定這個假設。
第三，設計實驗：連續兩周的實驗期內，每天在表格中記錄自己每小時的能量水準，從1到10 打分，以找到自己精力最充沛的時間段。
然後，進行實驗，收集數據。
最後，分析數據，得出結論。你可以看看自己的表格。有了自己主觀感受的數據，你就了證據支持，知道自己具體什麽時間效率最高了。
你可以在以下幾個方面做做實驗，看看這些因素對你工作效率的影響有多大：喝咖啡/不喝咖啡、睡幾個小時感覺最好，每天什麽時間段鍛煉，每天工作幾小時成效最好，等等。
實驗，實驗，不斷實驗，找出最適合自己的工作方法。想要進步，就要不斷努力嘗試，還有一點運氣。不斷實驗能增加超速成長的機會。
#9 將不關鍵的任務派出去
沒有人是全能的。把精力放在自己擅長的事情上，其他任務都派出去，實則是有利於提高效率的。如果某個任務你執行起來不是專家，就不如找個懂行的人，他們做起來用的時間，還不用自己硬撐著做所耗的時間的零頭。
除非你想學會這個新技巧，否則找個熟手的人，做起來會比自己做快得多。
比如，我不擅長設計，自己做要花好幾個小時，也做不到讓自己滿意的地步。那我不如找個擅長設計的人，讓他們幫我做。在我的工作中，我一般隻負責自己擅長做的：寫作和分析，其他任務全部分配給別人。
分配任務如果想要保證效率，就得確保自己找到合適的人，他們的核心技能過關，可以完成工作。對於最終要達到的結果，需要對他們做清晰的說明，給出詳細的步驟，以便他們能做出確切的效果。
在私人生活中，也是同樣道理。如果自己花時間完成一項任務的成本，超過了請別人來做，就選擇請人。不管是打掃衛生、熨衣服還是開車。你要把時間花在對自己而言更有價值的事情上——學習烹飪，學習編程，自我提升等等。
把自己的時間花在刀刃上，時間是我們擁有的最寶貴的資源，沒有之一。如果某項任務請人做成本更低，那就派出去。
#10 學會面對奮鬥過程中的掙扎
在努力的過程中，有陽光燦爛，也有大雨傾盆。生活有起伏是很正常的。有時候你可能處處碰壁，只想回家躺下，盯著天花板，思考人生，反芻過去，自怨自艾，想著自己到底是哪裡做錯了。我們都有這種時候。
給專業人士的建議：倘若你的進度已經落後，就早點回家。花時間好好休息，恢復精力，第二天再戰。在休息的過程中，或許大腦就默默得出了解決方案。
就算奮鬥的過程很艱辛、痛苦，也應該學會且行且珍惜，因為在掙扎的過程是為後面的突破做鋪墊。如果你按照第一個建議，把精力放系統上，長久看來，你一定會有進展。在《藝術之戰》一書中，Steven Pressfield分享了這樣一個小故事。
有人曾問英國著名短篇小說家毛姆，他是每天安排時間寫作，還是靈感來了才寫，毛姆回答，”我只在有靈感的時候才寫，好在每天早上九點，靈感就會準時找上門來！“
最後，雖說旁邊沒有人給你加油打氣，這條路你只能自己走，但如果你發現某個方法真的有效果，你就會覺得很神奇，很著迷。所以，學會享受每一次小的進步，不管是得到100個新粉絲，還是完成了自己的小項目，或者某天工作效率特別高，都可以給自己一點獎勵。回報會讓人欣慰，而進步的過程，每一步都可以走得精彩。
編譯組出品。編輯：郝鵬程
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