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遠程辦公到底帶來了什麽?一線者如是說

新商業進化論 第 061 篇

文 | 牟小姝

第 4588 篇深度好文 5211 字 | 10 分鐘閱讀

遠程辦公這些天,你們過得還好嗎?

這些天,筆記俠先後採訪了很多商界大佬,關於遠程辦公,他們的觀點,值得我們好好思考。

一、從由來已久,到近在咫尺

在國外,在家辦公叫SOHO(Small Office,Home Office),一度是個十分時髦的概念。

早在上世紀80年代,IBM就開始在員工家裡設立“遠程工作站”。2017年前後的數據統計顯示,IBM有將近40%的雇員都是SOHO一族。在IBM之後,Google、Facebook、Yahoo等眾多矽谷巨頭也加入了SOHO辦公陣營。

企業節省費用,員工得到自由,這種辦公方式在全球越來越受歡迎。

當前,因為疫情,近2億人開啟了在線辦公的日子。又因為有了更多的適合不同企業、不同組織的在線辦公工具,2億人都能跨越時間和地理的距離,實現協同在線。對於這一點,我們在這段時間早已經深有感觸。

前段時間,我們發布了《該用哪款遠程辦公軟體?一文講透!》,細數當前各大公司廣泛使用的辦公軟體,有企業微信,有阿里的釘釘,有字條跳動的飛書,還有很多在線協同軟體,比如石墨文檔、騰訊文檔、金山文檔等等。

此外,我們也關注到各種遠程辦公神奇,在《全高清、能美顏,遠程視頻會議逆天了!》一文中,釘釘的視頻會議功能自帶美顏效果,讓在家辦公不洗頭的妹子也能輕鬆應對視頻會議。

遠程辦公雖然當下企業的無奈之選,但是也給企業對於未來的企業組織形態開啟一個新認識,那就是其實已經有越來越多的企業、團隊和組織在實踐遠程辦公了。

《在線辦公:管事,不管人》中,高維學堂創始人林傳科就提到——

這波疫情,對於線下培訓行業影響特別大,一夜之間幾乎歸零。但高維學堂從大年初二,就開始繁忙起來了。

因為這四年多,我們全員都是遠程辦公,這一路下來,我們已經都實現了“業務在線、員工在線和管理在線”的狀態。

字節跳動副總裁謝欣在採訪中提到:

這次疫情帶來的遠程辦公對所有企業來說都是巨大考驗,很多企業第一次試用了主流工具,將辦公“線上化”,親身體驗到了工具的力量,他們會把這些新工具帶到疫情結束後的日常工作場景中,企業的運轉能力將得到提升;

同時,遠程辦公也成為了大家掌握的一種新技能,遠程辦公讓大家更加深刻地認識到,“信息流動”對於組織是非常重要的一環,它會影響組織內整個的溝通過程,包括信息的創造、分發、流轉、消費。

字節跳動副總裁謝欣

工具讓遠程辦公成為可能,也拓展了人與人、企業與企業之間的工作方式,讓每個企業進一步思考更高效的組織形式。

從整個行業來說,當越來越多的企業採用辦公“線上化”,整個行業甚至整個社會的數字化、信息化程度就會進一步提高,生產力會增強;同時,中國SaaS行業發展進程也將加快。

目前市面上有非常多的工具和產品能夠支撐遠程辦公,各個產品也都盡可能地提供了支持,例如不限時長的音視頻會議、更長的免費使用期限等,並且員工也都對遠程辦公表示理解和支持,這些是讓遠程辦公能夠實施的基礎。

遠程辦公讓團隊缺失了共同的物理環境,這可能帶來溝通和理解成本上升、工作流程更加碎片化、過程管理不確定性增加以及團隊氛圍和工作儀式感的缺乏;

所以,在實行遠程辦公的過程中,我們需要構建一個共同的線上環境,這包括:“面對面”溝通、構建同步的時間、構建協同創作平台以及真實的辦公氛圍。

工具能夠幫我們解決效率問題,但工具本身很難表達豐富的情感;因此,在遠程辦公期間,我們需要做更多人文的事情,比如說我們字節跳動公司對於入職滿周年的同學,本來在公司有慶祝活動,但是因為在家辦公沒有辦法組織活動,不少團隊還是會通過線上視頻的方式組織大家。有些團隊還會在晚間一起娛樂,比如在線上打遊戲,甚至K歌等等。我們覺得這個對於一個團隊建立情感,其實幫助還是蠻大的。

遠程辦公物理環境的缺失的情況下,要求組織內部進行更加緊密的協同,這種協同不僅限於溝通,而包括更多樣和立體的協作形態。相比於單一的技術應用,綜合協作能力會為企業提供更緊密的組織構建和協作方式。

創新辦公形式帶來的直接影響包括信息流轉的加速,打破物理限制重新調度和分配資源,在線教育、在線辦公、遠程醫療等領域都進行了深度嘗試,也得到了一些意外的收獲:例如通過直播形式,名師資源可以覆蓋到更多學生;遠程醫療也可以讓會診變得更容易、更安全。

疫情給信息化基礎設施建設帶來了巨大考驗,將迫使信息化基礎建設水準得到提升,之後跨領域的合作將會變得更加容易:互聯網提供基礎平台能力,各垂直類企業提供專業技能,“橫豎”的交織,將社會帶來更多可能性。

二、問題很實際,但有解

2億人的遠程辦公,讓遠程辦公的優勢和不足暴露的很明顯。

原來遠程工作這麽難啊!越來越多人發出了這樣的感慨。於是,一系列文章陸續出現,給焦慮中的人和企業提供可借鑒的方法和解決方案。

《在家辦公了10天,我越來越訓練有素》的文章中,方軍提到,遠程工作,有三個原來看似很基本的工作方法在此時變得非常重要:

方軍

第一,每天怎麽完成任務?第二,怎麽和同事溝通?第三,怎麽做好時間管理?

針對這三個問題,他給出了很多有效的方法,如果你正在為這幾個問題發愁,這篇文章或許能夠幫到你。

此外,企業最擔心是遠程辦公帶來的管理和溝通效率問題。

劉潤告訴我們:

1.加強定期溝通

建議大家要開始實行兩個制度:第一個制度是早會制度;第二個制度是晚報告制度。

這兩個制度是遠程工作有效率的基本保障。

2.把目標拆解為任務

這句話意思是說,公司要懂得把本來是要在一段時間裡要完成的目標,開始拆解為每一天要完成的任務。因為很多事情,工作周期可能是一周、一個月,甚至更長時間。

把目標拆解為以天為部門的任務,這其實也在訓練一個人的管理能力。

而《做到這6點,提高團隊協作不是夢》一文中,偉事達總裁教練關蘇哲,從領導力的角度,闡釋了他對遠程辦公的觀點。

偉事達總裁教練關蘇哲

要讓人擔責,他提出了5個視角:

雙向溝通

擔責是合約,不是隻對自己的承諾。

成果導向

擔責不止看輸入和輸出,更要看成果。不是看做了什麽,要看乾成了什麽。

改進績效

擔責不是指責推諉,而是采取行動改進。我們要不斷迭代、更新、優化,不要去說這是誰的錯。我們應該這樣問,“如何做到更好?”

重視後果

擔責是一種義務,是雙方事先商議清楚的。如果表現不好,要承擔後果。

提交報告

報告是擔責的脊梁。在遠程辦公的場景下,更加需要重視提交報告。要報告進度和成果,一定要把工作透明化。

當每一個人都有責任意識的動起來,高效的團隊協作就不再是夢。

荔枝創始人兼CEO賴奕龍在採訪中提到:

遠程辦公全面考驗公司支撐系統的能力,還有全體同事的協同工作能力,還有深層次的團隊凝聚力和企業文化的考驗。但是,有挑戰,也有進步。從長遠來說,這次遠程辦公,會大大提升團隊的線上協同能力,提高溝通能力。

荔枝創始人兼CEO賴奕龍(圖中)

荔枝在疫情期間的遠程辦公很出乎意料,反而提高了同事的效率,因為干擾少了,專心處理工作的時間更多了,會議更精簡了,大家的協同意識也提高了。不過,長遠的擔憂是,長期遠程辦公是否有很多未考慮到的問題會出現,大家是否會出現疲態。

總的來說,這次遠程辦公對團隊來說是很好的歷練,同事的滿意度也比較高。

未來很難長期採用遠程辦公的方式,但對於企業來說這是個很好的互補的方式,遠程辦公和現場辦公相互補充,可能會有助於團隊的效率提升。以後就算沒什麽特殊情況,也應該多採用這些互補的方式。

三、遠程辦公,理性看待最重要

遠程辦公不僅僅是一起開會協同,而是在這個基礎上把企業的業務做好。

寶島眼鏡董事長王智民在採訪中提到:

2003年的SARS讓硬體廠家如Polycom業績大爆發。所以第一階段的所謂遠程,是透過辦公室land based(陸基)數據線的硬體環境開會,還是有局限性的。

2020年的新冠病毒COVID-19,根本性的改變了遠程辦公的邏輯。因為這一次是用APP、釘釘、微信生態Zoom等等APP。

這就代表所有人不用局限於硬體設備、地域限制的環境開會。真正達到 anytime anywhere。

寶島眼鏡董事長王智民

接下來的5G,速度穩定度會更好。

如果把公司的做事功能分成幾類(決策、生產、物流送貨、策劃……),需要實體勞動的工作如物流、生產不會改變,策劃、決策可能就會被遠程時時在線的能力改變。

中國 VS 美國,中國還沒有養成在家工作的環境,美國很多職業婦女因為小孩子的原因需要在家公司(或是多少時間在家工作)。這次的疫情大大提升了國內在家工作的可能性,如果長期這樣,那辦公室為什麽需要這麽大?未來的辦公室可能就是完全虛擬的,每個人可以在家、在咖啡廳,甚至在旅遊的時候辦公,完全不需要集中在一起。

至少2020年,所有公司在砍費用的時候,辦公室費用肯定要壓縮,減少面積。只要辦公室面積減少了,那遠程辦公就開始了。

下一個會發生的,就是員工開始 free lance(不負擔費用)。既然辦公室是虛擬的,那為什麽員工的勞動關係合約不可以虛擬?這次,西貝員工盒馬用就是這樣。

所以遠程辦公下一個影響深遠的議題是,企業、員工的關係/邊界會突破,合約員工跟free lance員工比率會改變。等收入一下來,費用怎麽降低是個大議題,最好的模式就是固定費用很低。

接下來說說缺點,遠程辦公室畢竟還不是主流,考核方式比較落後,因此目前遠程辦公的效率一般,員工的自主性還不夠。當然這也是因為供應鏈沒有復工。所以上班了也沒有多少事情可以做。

這一次線上會議的體驗是幾個月時間,我相信大部分企業復工還是非常小心的, 所以這代表遠程會議工作還會持續好久,那大家習慣了,嘗到甜頭了,就會持續。

這樣這個行業的APP功能會再加強,然後再改變。比如遠程會議功能其實不只是開會,還有協作。所以阿里巴巴買的Teambition 與釘釘就是個很好的搭配。

未來遠程辦公會形成一個巨大的IT產業,因為後續可以對接的功能太多了。

雲辦公越來越成熟,辦公室地產就麻煩了,租金必須便宜,不然沒有人租了。當然,未來害怕的是全部雲辦公了,可能代表風險也增加了,比如被黑客攻擊。

京東數字科技集團CEO陳生強在採訪中提到:

遠程辦公是數字化時代組織內外部協同一個躲不開的命題,實際上只是企業數字化經營和管理體系中的一個小模塊。

京東數字科技集團CEO陳生強

不管是科技公司還是傳統企業,實現數字化核心是三點:客戶數字化、產品數字化和管理的數字化。做這些數字化的目的是讓企業都用同一種管理語言,同一套管理工具,同一套評價體系,最大限度的提升經營和管理的效率,提升員工的價值創造能力。

管理數字化一個重要的標誌是要打造好一個完善的管理中台。管理中台其中一個重要價值,是員工賦能。管理中台要成為每個員工日常高頻使用的智能助手:項目進展緩慢需要提速,可以得到大量的工具來優化項目管理,提升流程效率,解決協作障礙。

新東方教育集團創始人俞敏洪在採訪中提到:

遠程辦公對於企業的影響,首先,從正面來說,遠程辦公反而加強了企業人員之間的溝通。

因為原來溝通都在辦公室,現在通過遠程辦公的方式,不管是視頻、音頻還是文字,反而溝通的比較全面。儘管效率有所降低,但留下了溝通憑證。

新東方教育集團創始人俞敏洪

其次,遠程辦公帶來了團隊的合作。

因為是遠程辦公,必須是要把一個團隊拉在一起開會把事情解決。這樣做,反而使原來點對點的溝通變成了線和面的溝通,這直接促使了企業系統化的形成。

但是也有壞處,比如對於不得不在地面完成的溝通,遠程溝通則顯得有所不足。比如製造業,它需要面對具體的情況來進行比較或者進行更加現場化的討論。

其實,遠程辦公的好處就是及時性,不管是白天深夜,大家都可以進行溝通,也使大家更加熟悉的利用系統,促使了公司的系統化、流程化更好地推進。

但是遠程辦公也會有問題,人的眼神交流、肢體語言交流是非常重要的。尤其是人分開時間比較長以後,比較容易產生某種心理上的隔閡或者感情上的隔閡。如果持續時間太久,會對人的心態,或者說對企業的某種精神文化產生影響。

現在,多元化辦公已經變成現實。這一次,所有的人員全部搬到線上辦公,大家已經越來越熟悉在線辦公的系統,或者說在線辦公的溝通模式。未來再回到地面辦公以後,我覺得在線辦公作為地面辦公的一個補充成分,一定是會存在下去,而且有可能就變成了一個辦公OMO模式,會對人們把辦公半徑的不斷擴大產生非常好的正面影響。

疫情深刻影響了中國企業的企業組織形式,真正促進了遠程辦公的形成,中國已經打開多元化辦公創新模式,這已經是無可厚非的事實。

在美國,互聯網被發明後,有一個預言是:有了計算機和互聯網,人們將會在家中辦公。想不到,通過這次疫情,中國實現了遠程協作的技術支撐、實踐支撐和理論支撐。

關於遠程辦公,你有哪些話想說?歡迎在文章底部留言!

*文章為作者獨立觀點,不代表筆記俠立場。

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